Vi ser ofte at arrangører låser seg til én metode. Sannheten er at en kombinasjon ofte fungerer best:
Det største feilgrepet mange gjør er å plassere innsjekk rett innenfor døra. Dette skaper umiddelbart en "propp". Sørg for at deltakerne har minst 5-10 meter å gå før de treffer første skranke.
Å lete opp navn i en liste (digital eller papir) tar i snitt 15-20 sekunder per person. Et QR-scan tar under 1 sekund. Send ut QR-koden på SMS 30 minutter før dørene åpner – da ligger den øverst i innboksen til alle.
Å leie inn 20 dyre skannere er en ting fra fortiden. Moderne innsjekk foregår direkte i nettleseren på hvilken som helst mobil eller nettbrett. Dette gjør det ekstremt enkelt å skalere opp med flere "scannere" (f.eks. ved å bruke frivilliges egne telefoner) hvis køen plutselig vokser.
Ikke sorter 500 navnelapper alfabetisk på forhånd. Det tar dagesvis å forberede og evigheter å finne frem i. Bruk trådløse printere som automatisk spytter ut navnelappen i det sekundet deltakeren blir scannet. Det skaper en "wow-effekt" og sparer massivt med tid.
Lag en egen "Help Desk"-skranke litt til siden for hovedflyten. Hvis en deltaker ikke finner billetten sin eller har glemt å melde seg på, flytt dem umiddelbart over til Help Desk slik at de andre 499 deltakerne ikke blir stående og vente.
Aranga er bygget for å løse akkurat disse utfordringene for profesjonelle bedrifter.